System ProPublicoEx może być instalowany na samodzielnym stanowisku lub jako system sieciowy. Jako serwer baz danych używany jest SQL serwer FireBird. Na stanowisku użytkownika wymagany jest system operacyjny MS Windows 2000, XP, Vista ew. NT. W wersjach sieciowych serwer może być także postawiony na Linuxie. Interfejs użytkownika jest graficzny i nawiązuje w dużym stopniu do przyzwyczajeń utrwalonych przy obsłudze programów pakietu MS Office. System do tworzenia dokumentów wykorzystuje Worda i Excela (do wersji 2007 włącznie). Przygotowywana jest możliwość pracy pod pakiety OpenOffice.

W systemie wprowadzono szereg "inteligentnych" narzędzi ułatwiających sprawowanie kontroli i wyeliminowania pomyłek natury proceduralnej. System ProPublicoEx posiada funkcje umożliwiające sprawowanie audytu przez osoby/jednostki upoważnione np. kierownika działu. Dostęp do danych chroniony jest przez hierarchiczny dostęp poszczególnych grup użytkowników i system haseł.