System ProPublicoEx może być instalowany na samodzielnym stanowisku lub jako system sieciowy. Jako serwer baz danych używany jest SQL serwer FireBird w wersji 2.5. Na stanowisku użytkownika wymagany jest system operacyjny MS Windows XP, Vista, 7 ew. NT. W wersjach sieciowych serwer może być także postawiony na Linuxie. Interfejs użytkownika jest graficzny i nawiązuje w dużym stopniu do przyzwyczajeń utrwalonych przy obsłudze programów pakietu MS Office. System do tworzenia dokumentów wykorzystuje Worda i Excela (do wersji 2007 włącznie).

W systemie wprowadzono szereg „inteligentnych” narzędzi ułatwiających sprawowanie kontroli i wyeliminowania pomyłek natury proceduralnej. System ProPublicoEx posiada funkcje umożliwiające sprawowanie audytu przez osoby/jednostki upoważnione np. kierownika działu. Dostęp do danych chroniony jest przez hierarchiczny dostęp poszczególnych grup użytkowników i system haseł.